หนึ่งวันของ "พี่เอ" เจ้าของ SME 20 คน
พี่เอเปิดบริษัทรับทำการตลาดออนไลน์ ทีมครึ่งหนึ่งทำงานจากบ้าน 9 โมงเช้าประชุมทีมผ่านวิดีโอคอล 10 โมงลูกค้าทักมาใน LINE 11 โมงน้องในทีมถามเรื่องไฟล์งานในกลุ่ม LINE เดียวกัน ข้อความถูกดันขึ้นไปจนไม่มีใครเห็น บ่ายสองต้องนัดประชุม 15 นาทีเพื่อตัดสินใจเรื่องที่คุยกันสองนาทีก็จบ พอถึงหกโมงเย็น พี่เอรู้สึกว่าวันนี้ประชุมทั้งวัน แต่ไม่รู้ว่างานแต่ละชิ้นไปถึงไหน
เรื่องนี้ไม่ได้เกิดเพราะเครื่องมือไม่ดี ทุกเครื่องมือทำหน้าที่ของมันได้ดี แต่เมื่อใช้รวมกันโดยไม่มีกติกา งานก็กระจัดกระจาย
ข้อมูลระดับโลกก็ชี้ไปทางเดียวกัน รายงาน Work Trend Index ของ Microsoft (กันยายน 2022) พบว่าจำนวนการประชุมต่อสัปดาห์ของผู้ใช้ Microsoft Teams โดยเฉลี่ยเพิ่มขึ้น 153% นับจากช่วงเริ่มโควิด และในสัปดาห์ทั่วไป 42% ของผู้เข้าร่วมประชุมทำงานอื่นไปด้วยระหว่างประชุม เช่น ส่งอีเมลหรือข้อความ
บทความนี้ช่วยทีม SME จัดโปรแกรมทำงานทางไกลโดยดูจาก "หน้าที่" ที่ทีมต้องการ ไม่ใช่จากชื่อแอปที่กำลังฮิต
ทำไมโปรแกรมเยอะแล้วงานยังไม่เดิน
- หน้าที่ซ้อนกัน ข้อความเรื่องเดียวกันอยู่ทั้งในแชทกลุ่ม อีเมล และคอมเมนต์ในเอกสาร จนไม่รู้ว่าคำตอบสุดท้ายอยู่ที่ไหน
- ไม่มีที่ให้บทสนทนาที่ไม่ได้นัด เครื่องมือประชุมเหมาะกับประชุมที่นัดไว้ แต่คำถามสั้นๆ ระหว่างวันไม่มีที่ไป จึงกลายเป็นข้อความยาวในแชท หรือประชุมที่ไม่จำเป็น
- งานกับชีวิตส่วนตัวปนกัน เมื่อเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวอยู่ในแอปแชทเดียวกัน ทีมก็รู้สึกว่าต้องตอบตลอดเวลา
ทางออกคือกำหนดให้ชัดว่าเครื่องมือแต่ละตัวทำหน้าที่อะไร แล้วใช้ให้น้อยที่สุดที่ยังครอบคลุมทุกหน้าที่
5 หน้าที่หลักของชุดโปรแกรมทำงานทางไกล
1. การประชุมที่นัดไว้
สำหรับการประชุมกับลูกค้า พาร์ตเนอร์ หรือคนนอกองค์กร เครื่องมืออย่าง Google Meet และ Zoom เป็นมาตรฐานที่ทุกคนคุ้นเคย เช่น หน้าผลิตภัณฑ์ของ Google Meet ระบุว่าผู้มีบัญชี Google สร้างการประชุมวิดีโอได้ไม่มีค่าใช้จ่าย เชิญได้สูงสุด 100 คน ประชุมได้ครั้งละไม่เกิน 60 นาที และการโทรแบบตัวต่อตัวไม่จำกัดเวลา
2. การคุยระหว่างวันและการรู้ว่าใครว่าง
นี่คือหน้าที่ที่ทีมทางไกลมักขาด ในออฟฟิศจริงคุณมองแล้วรู้ว่าใครยุ่ง ใครว่าง แต่ในแชทคุณเห็นแค่ข้อความ ออฟฟิศออนไลน์ (Online Office) ออกแบบมาเพื่อหน้าที่นี้โดยเฉพาะ ทุกคนมีอวาตาร์อยู่ในแผนที่เดียวกัน เดินเข้าใกล้แล้วเสียงและวิดีโอเชื่อมต่อเอง (อ่านเพิ่มใน ออฟฟิศออนไลน์คืออะไร)
3. ข้อความและการตัดสินใจ
แชททีมควรแยกตามหัวข้อหรือโปรเจกต์ และใช้เธรดไม่ให้เรื่องปนกัน หลักง่ายๆ คือ "การตัดสินใจต้องเขียนไว้ในที่ที่ค้นได้" อ่านแนวคิดเพิ่มใน ทำงานแบบ async-first
4. การติดตามงาน
ตารางงานหรือโปรแกรมจัดการโปรเจกต์ช่วยให้เห็นว่าใครทำอะไร กำหนดส่งเมื่อไหร่ เลือกตัวที่ทีมใช้จริง ไม่ต้องเลือกตัวที่ฟีเจอร์เยอะที่สุด
5. เอกสารและไฟล์
กำหนดที่เก็บไฟล์หลักเพียงที่เดียว และตั้งโครงสร้างโฟลเดอร์ให้ชัด
ชุดโปรแกรมทำงานทางไกลที่แนะนำสำหรับ SME
| หน้าที่ | ประเภทเครื่องมือ | ใช้เมื่อไหร่ |
|---|---|---|
| ประชุมที่นัดไว้ | Google Meet, Zoom | นัดลูกค้า สัมภาษณ์งาน เว็บบินาร์ |
| ที่ทำงานของทีมทุกวัน | ออฟฟิศออนไลน์ เช่น Zyra World | คุยระหว่างวัน standup ทำงานคู่ แชร์หน้าจอ |
| แชทและการตัดสินใจ | แชททีมที่มีแชนเนลและเธรด | ประกาศ ตัดสินใจ อัปเดตแบบ async |
| ติดตามงาน | โปรแกรมจัดการโปรเจกต์ | มอบหมายงาน กำหนดส่ง |
| ไฟล์ | คลาวด์ไดรฟ์ของบริษัท | เก็บเอกสารหลัก |
ทีมเล็กไม่จำเป็นต้องมีครบ 5 ตัว ออฟฟิศออนไลน์ที่มีแชททีมในตัวช่วยรวมหน้าที่ข้อ 2 และ 3 ไว้ด้วยกันได้ ดูตัวอย่างเพิ่มใน ชุดเครื่องมือทำงานทางไกลของทีม
แล้ว LINE ควรอยู่ตรงไหน
LINE เป็นแอปที่คนไทยคุ้นเคยมาก จึงเหมาะกับการติดต่อลูกค้าและการแจ้งเรื่องด่วน ปัญหาเกิดเมื่อใช้กลุ่ม LINE เป็นที่ทำงานหลักของทีม เพราะเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวปนกัน และข้อความสำคัญถูกดันหายไป
แนวทางที่ใช้ได้จริง
- ใช้ LINE สำหรับลูกค้าและเรื่องฉุกเฉิน
- ย้ายการคุยงานภายในไปไว้ในแชททีมหรือออฟฟิศออนไลน์
- ตกลงเวลาตอบข้อความให้ชัด เช่น นอกเวลางานไม่ต้องตอบ ยกเว้นเรื่องด่วน
ทำไมต้อง Zyra และต่างจาก Google Meet อย่างไร
Google Meet เป็น "เครื่องมือประชุม" ที่ดีมาก ผู้เข้าร่วมเข้าด้วยลิงก์หรือรหัสประชุม ตั้งนัดพร้อมวาระ ไฟล์แนบ และการตอบรับได้ และในบางแพ็กเกจมีการบันทึกการประชุมและผู้ช่วย AI จดโน้ต จึงเหมาะกับการประชุมที่มีวาระ โดยเฉพาะกับคนนอกองค์กร
Zyra World เป็น "สถานที่" ที่ทีมเปิดไว้ทั้งวัน
- เห็นว่าใครอยู่ตรงไหน สมาชิกเห็นอวาตาร์และสถานะออนไลน์ของกันและกัน
- เดินไปคุยได้ทันที เสียงและวิดีโอเชื่อมต่อเองเมื่อเข้าใกล้ ไม่ต้องส่งลิงก์ ไม่ต้องนัดเวลา
- แชร์หน้าจอในห้อง เข้าห้องแล้วนำเสนอได้เลย
- แชททีมในตัว ข้อความส่วนตัว แชนเนล กลุ่ม เธรด และการแชร์ไฟล์
- ตัวสร้างพื้นที่ เลือกเทมเพลตแล้วจัดเฟอร์นิเจอร์และของตกแต่งเอง
- จัดการทีมง่าย เชิญด้วยลิงก์หรืออีเมล กำหนดบทบาทและสิทธิ์ และเพิกถอนสิทธิ์ได้ทันที
กลับไปที่พี่เอ ถ้าทีมมีออฟฟิศออนไลน์ คำถามเรื่องไฟล์ตอน 11 โมงจะจบด้วยการเดินไปถาม การตัดสินใจตอนบ่ายสองจะจบในสองนาทีโดยไม่ต้องนัด และพี่เอเห็นว่าใครออนไลน์อยู่และแวะไปถามความคืบหน้าได้ ส่วนการประชุมกับลูกค้ายังใช้ Google Meet ตามเดิม
Zyra ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้ง มีอินเทอร์เฟซภาษาไทยและภาษาอังกฤษ และพัฒนาโดยบริษัท แมกซีมั่ม ซอฟท์ จำกัด ในกรุงเทพฯ
เรื่องราคาสำหรับ SME
เริ่มใช้ Zyra ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน ดูรายละเอียดที่ ราคาและแพ็กเกจ และบทความอื่นใน บล็อก Zyra
เช็กลิสต์ก่อนเพิ่มโปรแกรมใหม่เข้าทีม
- เครื่องมือนี้ทำหน้าที่อะไร และซ้ำกับตัวที่มีอยู่แล้วไหม
- ทุกคนเข้าใช้งานได้ง่ายไหม ต้องติดตั้งหรือไม่
- มีภาษาที่ทีมใช้ไหม
- ข้อมูลจัดเก็บที่ไหน มีการบันทึกเสียงหรือวิดีโอไหม
- ราคาจะเป็นเท่าไหร่เมื่อทีมโตขึ้นอีกเท่าตัว
- ทดลองใช้ฟรีได้ไหม และถ้าเลิกใช้ ข้อมูลจะเป็นอย่างไร
ถ้ากำลังเปรียบเทียบออฟฟิศออนไลน์หลายเจ้า ดู วิธีเลือกออฟฟิศออนไลน์ให้เหมาะกับทีมไทย
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรมทำงานทางไกลขั้นต่ำที่ทีมเล็กควรมีคืออะไร
ที่สำหรับคุยกัน (ประชุมหรือออฟฟิศออนไลน์) ที่สำหรับข้อความและการตัดสินใจ และที่เก็บไฟล์กลาง ส่วนโปรแกรมติดตามงานเพิ่มเมื่อมีหลายโปรเจกต์พร้อมกัน
มีออฟฟิศออนไลน์แล้วยังต้องใช้ Google Meet ไหม
หลายทีมใช้ทั้งคู่ ใช้ Google Meet สำหรับนัดประชุมกับคนนอก และใช้ออฟฟิศออนไลน์สำหรับการทำงานของทีมระหว่างวัน
ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มในเครื่องพนักงานไหม
ถ้าใช้ Zyra ไม่ต้อง ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ที่ app.zyra-world.com ได้เลย
เริ่มต้นใช้ฟรีได้ไหม
ได้ เริ่มใช้ Zyra ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน
ลดแอป เพิ่มเวลาทำงาน
ชุดโปรแกรมทำงานทางไกลที่ดีไม่ใช่ชุดที่มีแอปมากที่สุด แต่เป็นชุดที่ทุกคนรู้ว่าเรื่องไหนต้องคุยที่ไหน ถ้าทีมของคุณยังขาด "ที่ทำงาน" สำหรับคุยกันระหว่างวัน เริ่มใช้ Zyra ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน
ลอง Zyra กับทีมของคุณ
เริ่มใช้ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้ง