การทำงานแบบ Asynchronous คืออะไร: ลดประชุม ลดการรอ ให้งานเดินข้ามเวลา

ตอบทันทีทุกเรื่อง แล้วไม่มีอะไรเดินต่อได้เอง

สถานการณ์สมมติ: ทีมการตลาดห้าคนของ "เจี๊ยบ" กระจายอยู่สามเขตเวลา เพราะมีฟรีแลนซ์อยู่เชียงใหม่และอีกคนอยู่ญี่ปุ่นช่วงไปช่วยครอบครัว ทุกข้อความถูกคาดหวังว่าจะตอบภายในนาที ถ้าไม่ตอบ จะมีคนโทรตาม

นัดอัปเดตถูกตั้งเกือบทุกเรื่อง แม้จะเป็นการเลือกภาพปกที่เขียนเหตุผลได้สี่บรรทัด งานชิ้นที่รอเจี๊ยบคนเดียวค้างทั้งบ่าย เพราะเธออยู่ในนัดถัดไป คนที่ญี่ปุ่นตื่นมาเจองานค้างโดยไม่มีบันทึกว่าตัดสินใจไปถึงไหน

ทีมไม่ได้ขี้เกียจตอบ พวกเขาติดอยู่ในวัฒนธรรมที่ทุกอย่างเป็นการสนทนาสด ทั้งที่งานส่วนใหญ่รอได้เป็นชั่วโมงโดยไม่พัง

Asynchronous แปลว่าอะไรในการทำงานจริง

การทำงานแบบ asynchronous คือการที่คนไม่ต้องออนไลน์พร้อมกันเพื่อให้งานเดินต่อได้ ข้อความ คอมเมนต์ในเอกสาร และการตัดสินใจที่เขียนไว้ รอคนอ่านเมื่อเขาถึงคิว ส่วนการทำงานแบบ synchronous คือการที่ต้องอยู่พร้อมกัน เช่น ประชุมหรือการเดินไปถามหน้างาน

Doist ซึ่งทำผลิตภัณฑ์ด้านงานและเขียนเรื่องนี้ไว้ในบทความ Asynchronous Communication อธิบายสัดส่วนการสื่อสารของบริษัทตัวเองว่าประมาณ 70% เป็น async ผ่านเครื่องมือเขียน 25% เป็น sync ผ่านวิดีโอคอล และ 5% เป็นการเจอกันตัวจริง เช่น รีทรีตประจำปี นี่เป็นสัดส่วนของ Doist ไม่ใช่สูตรที่ทุกบริษัทต้องลอก แต่ช่วยให้เห็นว่าแม้แต่ทีมที่ตั้งใจทำ async ก็ยังเหลือที่สำหรับการคุยสด ไม่ได้เลิกประชุมทั้งก้อน

รายงาน Work Trend Index ปี 2023 ของ Microsoft พบว่าในแอป Microsoft 365 ผู้ใช้โดยเฉลี่ยใช้เวลา 57% ไปกับการสื่อสาร และ 43% ไปกับการสร้างงาน ตัวเลขนี้เป็นเวลาในผลิตภัณฑ์ ไม่ใช่คำตอบแบบสำรวจ แต่ถ้ากว่าครึ่งของเวลาในเครื่องมืองานเป็นการสื่อสาร การดึงเรื่องที่เขียนได้กลับไปเป็นนัด จะทำให้สัดส่วนนั้นเอนไปทางคุยมากขึ้นอีก

GitLab แนะนำในคู่มือการประชุมให้ใช้เอกสารแทนการประชุมเมื่อได้ และทุกนัดที่ยังจำเป็นต้องมีวาระกับบันทึกสด วิธีจัดนัดที่เหลือให้อยู่ใน ประชุมออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพ

แยกเรื่องให้ถูกประเภท

เขียนให้คนที่ไม่อยู่ในห้องอ่านรู้เรื่อง

ข้อความ async ที่ดีมีครบสี่อย่าง คือบริบท สิ่งที่ตัดสินใจแล้ว สิ่งที่ยังค้าง และสิ่งที่ต้องการจากคนอ่าน อย่าส่งว่า "ว่าไงเรื่องเมื่อเช้า" กับคนที่อยู่ในอีกเขตเวลา

ใส่ลิงก์ของเอกสารไว้ในข้อความแรก คนที่ตื่นทีหลังไม่ต้องไล่ถามว่าไฟล์อยู่กลุ่มไหน ปัญหานี้เกิดบ่อยเมื่อข้อสรุปจมในแชท อ่านกติกาใน คุยงานผ่าน LINE

กำหนดเวลาตอบให้ต่างจากเวลาฉุกเฉิน

เช่น เรื่องในแชนเนลตอบภายในวันทำงาน ไม่ใช่ภายในสิบนาที เรื่องวันนี้มีช่องเดียวและมีคำที่หมายถึงด่วนร่วมกัน ถ้าทุกช่องเป็นช่องด่วน async จะไม่เกิด เพราะทุกคนยังต้องเฝ้าหน้าจอ

ใช้ sync เมื่อความเข้าใจผิดแพงกว่าเวลาที่นัด

การคุยสดคุ้มเมื่อต้องอ่านน้ำเสียง เมื่อมีทางเลือกเกินสามทางที่ถกในเอกสารแล้วไม่จบ หรือเมื่อมีคนใหม่ที่ยังไม่รู้จักกติกา นอกนั้นให้เขียน

ห้านาทีของการเดินไปถามยังเป็นการคุยสด มันแค่ไม่ต้องเป็นนัดสามสิบนาทีบนปฏิทิน

อย่าให้คนคนเดียวเป็นคอขวดโดยไม่มีบันทึก

ถ้าเจี๊ยบเป็นคนเดียวที่อนุมัติภาพปก ให้มีเกณฑ์เขียนไว้ว่าแบบไหนผ่านได้โดยไม่ต้องรอเธอ และแบบไหนต้องรอ งานจะได้เดินตอนเธออยู่ในนัด เขตเวลาคนละฝั่งจะได้ไม่แปลว่าหยุดทั้งวัน

ชุดเครื่องมือที่แยกหน้าที่เหล่านี้ของทีมเล็กอยู่ใน โปรแกรมทำงานทางไกลสำหรับ SME

ที่เขียนกับที่เดินไปคุย อยู่ในออฟฟิศเดียวกัน

ทีมที่ทำ async ได้ไม่ใช่ทีมที่ห้ามคุย แต่เป็นทีมที่เลือกได้

ใน Zyra World เรื่องที่ไม่ด่วนอยู่ในแชนเนลและเธรด อ่านเมื่อถึงคิว ตอบได้โดยไม่ต้องเรียกทุกคนมาพร้อมกัน เรื่องที่ต้องคุยสดเดินอวาตาร์ไปได้ทันทีด้วยเสียงตามระยะ ไม่ต้องสร้างนัดเพื่อถามประโยคเดียว คนคนละเขตเวลายังอ่านเธรดได้เมื่อตื่น ส่วนคนที่ออนไลน์พร้อมกันไม่ต้องรอถึงนัดเพื่อเรื่องเล็ก

แนวคิดของพื้นที่นี้อยู่ที่ ออฟฟิศออนไลน์

Google Meet อยู่ในการสื่อสาร 25% ไม่ใช่ 100%

สัดส่วนของ Doist ไม่ได้เป็นโควตา แต่ภาพมันใช้ได้ Google Meet เก่งกับช่วง sync ที่มีวาระ มีคนนอก และมีเวลาจบ ใช้มันตรงนั้น

อย่าให้ Meet กลายเป็นที่อัปเดตทุกเรื่อง แล้วค่อยพบว่าทั้งวันไม่มีช่วงให้เขียนงาน Zyra เป็นที่ที่เธรดกับบทสนทนาสั้นอยู่ด้วยกัน จึงช่วยให้ทีมเลือกได้ว่าเรื่องนี้ควร async หรือควรเดินไปหา ไม่ได้มาแทน Meet

หนึ่งวันของทีมที่ไม่ได้ตื่นพร้อมกัน

สมมติว่าเจี๊ยบอยู่กรุงเทพฯ ฟรีแลนซ์อยู่เชียงใหม่ และอีกคนอยู่ญี่ปุ่น ซึ่งเช้าของกรุงเทพฯ เป็นช่วงที่อีกฝั่งยังไม่เริ่มหรือกำลังจะพัก ถ้าทุกเรื่องรอให้สามคนว่างพร้อมกัน วันนั้นจะมีช่องทับกันไม่ถึงสองชั่วโมง และช่องนั้นจะเต็มด้วยนัด

วันที่ทำแบบ async ได้หน้าตาประมาณนี้ ก่อนเจี๊ยบเข้างาน เธอเปิดเธรดที่คนอยู่ญี่ปุ่นเขียนไว้เมื่อคืนก่อน มีสี่ส่วนครบ คือบริบทว่าลูกค้าขอเปลี่ยนพาดหัว ข้อที่ตัดสินใจแล้วว่าใช้โทนเดิม สิ่งที่ค้างคือภาพประกอบ และสิ่งที่ต้องการคือให้คนเชียงใหม่เลือกสองแบบภายในวันนี้ เจี๊ยบไม่ต้องโทรตาม เธอเติมความเห็นเรื่องคำห้ามใช้ แล้วไปทำงานชิ้นของตัวเองในช่วงโฟกัส

คนเชียงใหม่ตื่นมาเห็นทั้งข้อความจากญี่ปุ่นและความเห็นของเจี๊ยบ เลือกภาพได้โดยไม่ต้องรอให้นัดสิบโมงซึ่งคนญี่ปุ่นหลับแล้ว ช่วงบ่ายมีจุดเดียวที่ต้องคุยสด คือลูกค้าเปลี่ยนโจทย์จนเกณฑ์ที่เขียนไว้ใช้ไม่ได้ เจี๊ยบเดินไปหาคนที่ออนไลน์อยู่ในออฟฟิศ คุยห้านาที แล้วเขียนข้อสรุปใหม่ลงเธรดเดิม คนญี่ปุ่นอ่านตอนเช้าของเขาโดยไม่ต้องย้อนฟังนัด

สิ่งที่ทำให้วันนี้เดินได้ไม่ใช่ความเร็วในการตอบทุกข้อความ แต่คือเธรดที่อ่านแล้วยังทำงานต่อได้ และมีทางเดินไปคุยเมื่อเอกสารไปต่อไม่ได้จริง ๆ ถ้าทีมของคุณยังไม่มีคนละประเทศ ใช้แบบเดียวกันกับคนที่เข้าประชุมทั้งเช้าแล้วจะมากรองข้อความตอนบ่าย ก็ได้ผลเหมือนกัน

ทดลองหนึ่งแชนเนลในสองสัปดาห์

เลือกงานที่ตอนนี้เป็นนัดอัปเดตประจำ ย้ายเป็นข้อความที่มีสี่ส่วนตามด้านบน เลิกนัดนั้นหนึ่งรอบ แล้วถามว่ามีอะไรพังจริงหรือแค่ไม่ชิน ถ้าไม่พัง ให้คงไว้ ถ้าพัง ให้กลับไปนัดเฉพาะส่วนที่เอกสารตอบไม่ได้ อย่าย้ายทุกนัดในสัปดาห์เดียว เพราะจะแยกไม่ออกว่าอะไรพังเพราะเอกสารไม่พอ และอะไรพังเพราะคนยังไม่ชิน

เปิดที่ทั้งสองแบบนี้บนเบราว์เซอร์ได้ด้วย Zyra ทีมไม่เกิน 25 คนเริ่มใช้ได้ฟรี

เริ่มใช้ Zyra ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน

คำถามที่พบบ่อย

การทำงานแบบ asynchronous คือการไม่ประชุมเลยหรือไม่

ไม่ใช่ มันคือการไม่บังคับให้ทุกเรื่องเป็นการอยู่พร้อมกัน Doist ยังเหลือส่วน sync และส่วนที่เจอกันตัวจริง สัดส่วนนั้นเป็นของเขา ทีมคุณจะต่างได้

Async กับ sync ต่างกันอย่างไรในหนึ่งวัน

Sync คือต้องมีคนอยู่พร้อมกันถึงจะจบ เช่น นัดหรือการเดินไปถาม Async คือเขียนไว้แล้วคนอ่านเมื่อว่าง งานเดินต่อได้แม้ผู้รับยังไม่เปิดข้อความ

ลูกค้าต้องการคำตอบทันที ทำ async ได้ไหม

ได้กับงานภายใน ส่วนลูกค้ายังตอบตามข้อตกลงของงานนั้น แยกช่องลูกค้าออกจากช่องทีม จะได้ไม่ต้องให้ทั้งทีมเฝ้าความเร็วของลูกค้า

ข้อความแบบไหนเรียกว่าเขียนไม่พอ

ข้อความที่ไม่มีบริบท ไม่บอกว่าต้องการให้คนอ่านทำอะไร และไม่มีที่อยู่ของเอกสาร คนอ่านต้องทักกลับเพื่อถามต่อ ทั้งที่ควรเดินได้เอง

ทีมคนละเขตเวลาต้องนัดทับดึกไหม

เฉพาะเรื่องที่เอกสารถกแล้วไม่จบ และคนที่เกี่ยวข้องยอมเวลานั้นจริง นอกนั้นให้เธรดเดินข้ามคืน แล้วคนที่ตื่นมาอ่านข้อสรุปได้โดยไม่ต้องย้อนฟังนัด