ออฟฟิศเสมือนสำหรับทีมคืออะไร และต่างจาก Virtual Office แบบที่อยู่จดทะเบียนอย่างไร

"เหมือนทำงานคนเดียว ทั้งที่มีทีม"

"ต้น" เป็นนักพัฒนาในสตาร์ทอัพ 15 คนที่ย้ายมาทำงานจากบ้านเกือบทั้งหมด งานของเขาไม่ได้มีปัญหา แต่วันทำงานเงียบจนผิดปกติ เขาคุยกับทีมแค่ตอน standup ตอนเช้าผ่านวิดีโอคอล หลังจากนั้นเป็นข้อความในแชท เมื่อติดบั๊กและอยากถามรุ่นพี่ เขาไม่แน่ใจว่าอีกฝั่งกำลังประชุมอยู่หรือเปล่า เลยพิมพ์ถามไว้แล้วรอ บางวันคำตอบมาตอนบ่าย

ฝั่งผู้จัดการก็ไม่รู้ว่าต้นติดอยู่ เพราะไม่ได้เห็นหน้ากันเหมือนตอนนั่งออฟฟิศ

สถานการณ์แบบนี้พบได้ทั่วไป รายงาน State of Remote Work 2023 ของ Buffer ซึ่งสำรวจคนทำงานทางไกล 3,000 คนทั่วโลก พบว่า 23% เลือก "ความเหงา" เป็นหนึ่งในความยากของการทำงานทางไกล และในกลุ่มคนที่บอกว่าไม่รู้สึกเชื่อมโยงกับเพื่อนร่วมงาน 56% ให้เหตุผลว่าไม่มีโอกาสได้สานสัมพันธ์กัน

หลายทีมจึงเริ่มค้นหาคำว่า "ออฟฟิศเสมือน" หรือ "virtual office" แล้วพบว่าผลลัพธ์ปนกันสองความหมาย

Virtual Office มี 2 ความหมาย

ความหมายที่ 1: ที่อยู่ธุรกิจและบริการสำนักงาน

ในไทย คำว่าสำนักงานเสมือนมักหมายถึงบริการของผู้ให้บริการพื้นที่ทำงาน ที่ให้ธุรกิจมีที่อยู่สำหรับนามบัตรและเว็บไซต์ มีบริการรับจดหมาย และในบางทำเลใช้เป็นที่อยู่จดทะเบียนบริษัทได้ บริการนี้ช่วยเรื่องตัวตนทางกายภาพของธุรกิจ แต่ไม่ได้ช่วยให้ทีมที่อยู่คนละที่คุยกันง่ายขึ้น

ความหมายที่ 2: ออฟฟิศออนไลน์ที่ทีมเข้าไปทำงานด้วยกัน

อีกความหมายคือพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่ทีมเปิดไว้ระหว่างวัน แต่ละคนมีอวาตาร์ เดินไปมาในแผนที่ของออฟฟิศได้ เมื่อเดินเข้าใกล้เพื่อนร่วมทีม เสียงและวิดีโอจะเชื่อมต่อกันเอง มีห้องประชุม โซนส่วนตัว และแชททีมในที่เดียว นี่คือ "ออฟฟิศเสมือนสำหรับทีม" หรือ "ออฟฟิศออนไลน์" (Online Office) ซึ่งเป็นสิ่งที่ Zyra World ทำ อ่านภาพรวมได้ใน ออฟฟิศออนไลน์คืออะไร

สรุปสั้นๆ ถ้าต้องการที่อยู่บนเอกสาร ให้ดูแบบแรก ถ้าต้องการให้ทีมรู้สึกว่าทำงานอยู่ด้วยกัน ให้ดูแบบที่สอง

ออฟฟิศเสมือนสำหรับทีมช่วยต้นได้อย่างไร

เห็นว่าใครอยู่ตรงไหน

ใน Zyra สมาชิกใน workspace เห็นอวาตาร์และสถานะออนไลน์ของกันและกัน ต้นจึงรู้ทันทีว่ารุ่นพี่นั่งอยู่ที่มุมทีม ไม่ได้อยู่ในห้องประชุม

เดินไปถามได้ทันที

ระบบเสียงตามระยะใกล้เชื่อมเสียงและวิดีโออัตโนมัติเมื่ออวาตาร์เข้าใกล้กัน ต้นเดินไปหา ถามสองนาที แล้วกลับไปทำงานต่อ ไม่ต้องส่งลิงก์ ไม่ต้องนัดในปฏิทิน

ห้อง โซนส่วนตัว และแชร์หน้าจอ

ทีมสร้างห้องสำหรับประชุม ทำงานเป็นทีม หรือคุยงานแบบโฟกัสได้ เรื่องที่ต้องการความเป็นส่วนตัวก็ย้ายไปโซนส่วนตัว เมื่อต้องดูโค้ดด้วยกัน ก็เข้าห้องแล้วแชร์หน้าจอได้เลยโดยไม่ต้องจัดการลิงก์ประชุม

แชททีมที่เป็นระเบียบ

Zyra มีข้อความส่วนตัว แชนเนล แชทกลุ่ม การตอบในเธรด และการแชร์ไฟล์ อัปเดตสำคัญจึงอยู่ในแชนเนลที่ทุกคนเห็นตรงกัน

ออฟฟิศที่เป็นของทีม

เริ่มจากเทมเพลตแผนที่ แล้วเพิ่มเฟอร์นิเจอร์ ของตกแต่ง และวัตถุที่โต้ตอบได้ ทุกคนปรับแต่งอวาตาร์ของตัวเองได้ ออฟฟิศจึงมีบุคลิกของทีมจริงๆ

ทำไมต้อง Zyra และต่างจาก Google Meet อย่างไร

ทีมของต้นใช้ Google Meet อยู่แล้ว และใช้ต่อได้ตามเดิม Google Meet เป็นเครื่องมือประชุมวิดีโอที่ดีมาก ผู้เข้าร่วมเข้าด้วยลิงก์หรือรหัสประชุม ใช้ผ่านเบราว์เซอร์ได้ และตั้งนัดพร้อมวาระและการตอบรับได้ จึงเหมาะกับประชุมที่นัดไว้ล่วงหน้า โดยเฉพาะกับลูกค้าและคนนอกองค์กร

Zyra ทำหน้าที่อีกแบบ คือเป็นออฟฟิศที่เปิดไว้ทั้งวัน

• Google Meet: เริ่มจากการนัดและส่งลิงก์ เหมาะกับการประชุมที่มีวาระ
• Zyra: เริ่มจากการเห็นกันและเดินไปหา เหมาะกับบทสนทนาสั้นๆ ระหว่างวัน การทำงานข้างกัน และความรู้สึกว่าทีมอยู่ด้วยกัน

จุดแข็งของ Zyra สำหรับทีมไทย ได้แก่ อินเทอร์เฟซภาษาไทยและภาษาอังกฤษ การใช้งานผ่านเบราว์เซอร์โดยไม่ต้องติดตั้ง และทีมพัฒนาในกรุงเทพฯ (บริษัท แมกซีมั่ม ซอฟท์ จำกัด)

ออฟฟิศเสมือนเหมาะกับทีมแบบไหน

• ทีมทำงานทางไกลเต็มรูปแบบ ที่คุยกันแต่ในแชทจนไม่รู้ว่าใครว่าง
• ทีม hybrid ที่อยากให้คนที่อยู่บ้านไม่ตกขบวน
• ทีมเทคและทีมโปรดักต์ ที่ต้องถามตอบเร็วและรีวิวงานบนหน้าจอบ่อย
• SME และสตาร์ทอัพ ที่อยากมีวัฒนธรรมทีมโดยยังไม่เช่าออฟฟิศใหญ่
• มหาวิทยาลัยและผู้สอน ซึ่ง Zyra ระบุไว้ในพันธกิจว่าต้องการสร้างพื้นที่ให้นักเรียน ครูอาจารย์ และทีมงานทำงานร่วมกัน

5 เรื่องที่ควรดูก่อนเลือกออฟฟิศเสมือน

1. ใช้งานง่ายในวันแรก ถ้าต้องออกแบบแผนที่หลายวันก่อนเริ่ม ทีมอาจเลิกใช้ก่อนได้ประโยชน์
2. ต้องติดตั้งหรือไม่ Zyra ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้ง
3. ภาษา อินเทอร์เฟซภาษาไทยช่วยให้ทั้งทีมใช้ได้จริง
4. ความเป็นส่วนตัว นโยบายความเป็นส่วนตัวของ Zyra ระบุว่าเสียง วิดีโอ และการแชร์หน้าจอส่งแบบสดและไม่ถูกบันทึกหรือจัดเก็บ ไม่ขายข้อมูลส่วนบุคคล ไม่นำเสียง วิดีโอ ข้อความ หรือไฟล์ของผู้ใช้ไปฝึกโมเดล AI หรือใช้เพื่อการโฆษณา และข้อมูลหลักจัดเก็บที่สิงคโปร์ (ดู ข้อกำหนดและนโยบาย)
5. วิธีคิดราคา บางแพลตฟอร์มคิดต่อคน บางแพลตฟอร์มเหมาต่อพื้นที่ ดูเช็กลิสต์ฉบับเต็มใน วิธีเลือกออฟฟิศออนไลน์ให้เหมาะกับทีมไทย

เริ่มใช้ใน 3 ขั้นตอน

1. สร้างพื้นที่ทำงาน สมัครที่ app.zyra-world.com ด้วย Google, Apple หรืออีเมล แล้วเลือกเทมเพลต
2. เชิญทีม ด้วยลิงก์หรืออีเมล กำหนดบทบาทและสิทธิ์ และเพิกถอนสิทธิ์ได้ทันทีเมื่อมีคนออกจากทีม
3. ตั้งกติกาเล็กๆ เช่น เข้าออฟฟิศพร้อมกันตอน 9 โมง ทำ standup ที่มุมเดียวกัน และใช้โซนโฟกัสเมื่อไม่อยากถูกรบกวน ดูไอเดียเพิ่มใน 5 วิธีประชุมออนไลน์ให้ได้ผล และ การรับพนักงานใหม่แบบทางไกล

แพ็กเกจของ Zyra โดยย่อ

• Free: ทีมไม่เกิน 25 คน 1 พื้นที่ 3 ห้อง 2 GB แชทตามระยะใกล้ และข้อความส่วนตัว

ดูรายละเอียดที่ ราคาและแพ็กเกจ และ ฟีเจอร์

คำถามที่พบบ่อย

ออฟฟิศเสมือนกับออฟฟิศออนไลน์คือสิ่งเดียวกันไหม

ในบริบทการทำงานเป็นทีม ใช้แทนกันได้ แต่ "ออฟฟิศเสมือน" ในไทยยังใช้กับบริการที่อยู่จดทะเบียนบริษัทด้วย ควรดูว่าผู้ให้บริการหมายถึงแบบไหน

ใช้ Zyra เป็นที่อยู่จดทะเบียนบริษัทได้ไหม

ไม่ได้ Zyra เป็นซอฟต์แวร์สำหรับทำงานร่วมกัน ไม่ใช่บริการที่อยู่ธุรกิจ

ต้องติดตั้งโปรแกรมไหม

ไม่ต้อง เปิดผ่านเบราว์เซอร์ที่ app.zyra-world.com ได้เลย

ต้องใช้แผนอื่นนอกจาก Free ไหม

ไม่ต้อง เริ่มใช้ Zyra ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน

ให้ทีมกลับมารู้สึกว่าอยู่ด้วยกัน

ออฟฟิศเสมือนไม่ได้มาแทนออฟฟิศจริงทั้งหมด แต่ช่วยคืนความรู้สึกว่าอยู่ด้วยกันให้ทีมที่ทำงานคนละที่ เริ่มใช้ Zyra ได้ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน

เริ่มสร้างออฟฟิศของทีม