จัดอบรมและเวิร์กช็อปออนไลน์ให้คนมีส่วนร่วม: ไม่ใช่แค่นั่งฟังบรรยาย

ปิดกล้อง ไม่มีคำถาม และจำอะไรไม่ค่อยได้

สถานการณ์สมมติ: "แพม" จัดอบรมภายในของบริษัทบัญชีปีละสองครั้ง ครั้งล่าสุดเป็นวิดีโอคอลสามชั่วโมง วิทยากรเลคเชอร์สไลด์แปดสิบแผ่น มีช่วงถามตอนท้ายสิบนาที ไม่มีใครเปิดไมค์ กล้องปิดตั้งแต่สิบห้านาทีแรกเพราะเน็ตบ้านบางคนไม่ไหว

ตอนแบ่งกลุ่ม ใช้เวลาสิบนาทีส่งลิงก์ห้องย่อย คนสับสนว่าตัวเองอยู่กลุ่มไหน พอกลับห้องใหญ่ไม่มีใครรายงานได้ครบ เพราะกลุ่มย่อยไม่มีโจทย์ชัด อาทิตย์ถัดไปแพมถามผู้เข้าสองคนว่าจำขั้นตอนไหนได้ ทั้งคู่จำได้แค่ว่ามีสไลด์เรื่องความเสี่ยง

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คนไม่อยากเรียน อยู่ที่รูปแบบทั้งก้อนเป็นการฟัง และช่องให้ลงมือทำถูกยัดไว้ท้ายชั่วโมงที่ทุกคนล้าแล้ว

ทำไมการฟังอย่างเดียวถึงจำได้น้อย

งานวิจัยของ Freeman และคณะในวารสาร PNAS ปี 2014 เป็นการวิเคราะห์อภิมาน 225 งาน เปรียบเทียบนักศึกษาระดับปริญญาตรีสายวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี วิศวกรรม และคณิตศาสตร์ นักศึกษาในคลาสบรรยายล้วนมีโอกาสสอบตกมากกว่าคลาสแบบ active learning 1.5 เท่า และคะแนนสอบในกลุ่ม active learning ดีขึ้นราว 6% นี่เป็นข้อมูลห้องเรียนมหาวิทยาลัยสาย STEM ไม่ใช่ผลสำรวจการอบรมพนักงานในไทย จึงไม่ควรยกไปเป็นเปอร์เซ็นต์การจำของเวิร์กช็อปบริษัทคุณ แต่มันสนับสนุนทิศทางที่ผู้จัดเจอเอง คือการได้ลงมือช่วยให้ผ่านมากกว่าการนั่งฟังอย่างเดียว

อีกแรงที่ทำให้ห้องอบรมออนไลน์เงียบคือความล้าจากการคุยผ่านวิดีโอ Stanford Report เมื่อ 23 กุมภาพันธ์ 2021 สรุปงานของ Jeremy Bailenson ว่ามีสี่ปัจจัยจากการคุยวิดีโอยาว ๆ คือการสบตาในระยะที่ใกล้เกินไป การเห็นหน้าตัวเองตลอด การขยับตัวได้น้อย และภาระทางความคิดที่ต้องส่งสัญญาณเอง เขาย้ำว่าไม่ได้ต้องการโทษแพลตฟอร์มใดเป็นพิเศษ รายละเอียดอยู่ใน เหนื่อยจากการประชุมออนไลน์

รายงาน Work Trend Index ปี 2023 ของ Microsoft ซึ่งสำรวจ 31,000 คนใน 31 ประเทศ รวมไทย พบว่า 58% บอกว่าการระดมความคิดในการประชุมเสมือนทำได้ยาก เวิร์กช็อปที่ขอให้ "ช่วยกันคิด" ในห้องที่ทุกคนจ้องกริดหน้า จึงมักเงียบด้วยเหตุนี้ ไม่ใช่เพราะหัวข้อไม่ดี

ออกแบบให้ได้ทำ มากกว่าได้นั่ง

ตัดการบรรยายให้สั้นกว่าที่อยากเล่า

ยี่สิบนาทีของการอธิบาย แล้วตามด้วยงานทันที ดีกว่าแปดสิบนาทีแล้วค่อยถาม ถ้าเนื้อหาจำเป็นต้องยาว ให้แบ่งเป็นก้อน และระหว่างก้อนมีงานเล็กที่ส่งได้ เช่น เขียนหนึ่งความเสี่ยงของแผนกตัวเอง ไม่ใช่การฟังต่อ

ให้กลุ่มย่อยมีโจทย์และคนจด

ก่อนแยกกลุ่ม ทุกคนต้องรู้สามอย่าง คือทำอะไร ส่งอะไรกลับ และใครเป็นคนจด โจทย์ที่ว่า "ไปคุยกัน" ทำให้ห้องย่อยเงียบ โจทย์ที่ว่า "เลือกหนึ่งข้อจากใบงาน แล้วเขียนเหตุผลสี่บรรทัด" ทำให้มีของกลับมา

อย่าให้การแบ่งกลุ่มกินเวลาเนื้อหา

ซ้อมทางเข้ากลุ่มก่อนวันจริง ถ้าใช้ลิงก์ห้องย่อย ส่งรายชื่อกลุ่มล่วงหน้า ถ้าใช้พื้นที่ที่เดินไปหามุมได้ บอกชื่อมุมไว้บนแผนที่ คนจะได้ไม่ใช้สิบนาทีแรกกับการงงทาง

เว้นช่วงพักจริง

สามชั่วโมงต่อเนื่องทำให้ทั้งผู้สอนและผู้เข้าหมดแรงก่อนถึงงานชิ้นสำคัญ ใส่พักสิบนาทีที่ให้ออกจากหน้าจอ ไม่ใช่พักที่เปิดสไลด์ค้างแล้วคนไปตอบแชท

ให้ผู้สอนเดินไปดูงาน ไม่ใช่รอให้กลับมารายงานอย่างเดียว

รายงานหน้าห้องใหญ่ทำให้กลุ่มที่ทำไม่ทันยิ่งเงียบ การที่ผู้สอนแวะไปที่กลุ่มระหว่างทำ ช่วยได้มากกว่าการฟังรายงานย่อตอนจบ เพราะแก้ทางได้ขณะยังทำอยู่

ไอเดียกิจกรรมที่คนยอมพูดอยู่ใน กิจกรรม team building ออนไลน์ บางข้อใช้เป็นไอซ์เบรกสิบห้านาทีต้นชั่วโมงได้ โดยไม่ต้องเป็นการอบรมทั้งวัน

ห้องแยกเป็นโต๊ะกลุ่ม ไม่ใช่การบรรยายห้องเดียว

Zyra World ให้จัดห้องแยกเป็นโต๊ะกลุ่มย่อย แต่ละโต๊ะคุยกันตามระยะด้วย proximity audio โดยไม่ต้องผลัดไมค์กับอีกสี่โต๊ะ ผู้สอนแชร์หน้าจอได้ แล้วเดินไปเยี่ยมแต่ละโต๊ะระหว่างทำใบงาน คนที่เข้ามาใน workspace เห็นว่าต้องไปมุมไหน

ออกแบบจากโจทย์ของกลุ่มย่อยเป็นหลัก ถ้าต้องเชิญคนจากนอกองค์กร ให้แยกส่วนที่ทุกคนฟังพร้อมกันออกจากส่วนที่ลงมือทำ และเลือกทางเข้าให้คนกลุ่มนั้นใช้ได้จริง ดูภาพรวมพื้นที่ได้ที่ ออฟฟิศออนไลน์ และรายละเอียดบน หน้าแพ็กเกจ

ใช้งานบนเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้ง ผู้เข้าที่ไม่ถนัดติดตั้งโปรแกรมจึงไม่เสียเวลาก่อนเริ่ม

เปิดชั่วโมงด้วย Google Meet ได้ เมื่องานคือการฟังพร้อมกัน

ถ้าชั่วโมงแรกเป็นการปูภาพให้ทุกคนได้ยินข้อความเดียวกัน และมีคนภายนอกที่สะดวกกับลิงก์นัด Google Meet ทำหน้าที่นั้นได้ดี ส่งวาระ ส่งเอกสารอ่านก่อน และหยุดให้ตรงเวลา

จากนั้นย้ายคนที่ต้องลงมือทำไปที่โต๊ะกลุ่มใน Zyra Meet ไม่ต้องแบกทั้งการบรรยายและการเดินเยี่ยมโต๊ะในลิงก์เดียว ทั้งสองอย่างใช้คู่กันได้ในการอบรมวันเดียวกัน

กำหนดการครึ่งวันที่คนยังตอบได้

ตัวอย่างด้านล่างใช้กับทีมสิบถึงยี่สิบคน เป็นโครงให้ปรับ ไม่ใช่ตารางที่ทุกบริษัทต้องใช้เหมือนกัน

• ช่วงเข้าห้อง สิบห้านาทีแรกบอกเป้าหมายของวันนี้เป็นประโยคเดียว และบอกว่าก่อนเลิกแต่ละคนจะส่งอะไรกลับ
• ปูภาพ ไม่เกินยี่สิบนาที ใช้ Google Meet หรือห้องใหญ่ก็ได้ เปิดเฉพาะสไลด์ที่จำเป็นต่อการทำใบงานชิ้นแรก
• โต๊ะย่อยรอบแรก ประมาณสี่สิบห้านาที ผู้สอนเดินเยี่ยม ไม่รอให้ทุกกลุ่มกลับมารายงานก่อน
• พัก สิบนาที ให้ออกจากหน้าจอจริง ไม่เปิดสไลด์ค้างไว้
• โต๊ะย่อยรอบสอง เอางานจากรอบแรกมาแก้ ตามโจทย์ที่แคบลงกว่าเดิม
• เก็บข้อสรุป ยี่สิบนาทีท้าย ให้แต่ละโต๊ะพูดเฉพาะสิ่งที่ตัดสินใจได้และสิ่งที่ยังค้าง ไม่เล่าทั้งกระบวนการ

ก่อนวันจริงหนึ่งวัน ส่งสามอย่างเท่านั้น คือเอกสารอ่านไม่เกินสองหน้า รายชื่อโต๊ะ และลิงก์ทางเข้าที่เปิดจากมือถือได้ วันที่อบรมอย่าเพิ่งส่งไฟล์ใหม่สิบไฟล์ คนจะใช้เวลาเปิดไฟล์แทนการทำใบงาน และสิบนาทีแรกจะหมดไปกับคำถามว่าต้องอ่านอันไหน

ถ้ามีคนนอกองค์กรเข้ามาเฉพาะช่วงปูภาพ ให้จบส่วนนั้นตามเวลา แล้วค่อยย้ายคนในทีมไปที่โต๊ะ อย่าให้แขกค้างอยู่ในวงที่กำลังลงมือ เพราะทุกคนจะกลับไปพูดอย่างเป็นทางการและใบงานไม่เดิน

สิ่งที่วัดได้หลังจบ โดยไม่ต้องทำแบบสอบถามยาว

ถามสามข้อในวันเดียวกัน ก่อนคนลืม ข้อแรกคือทำอะไรเสร็จในชั่วโมงนี้ ข้อสองคือจุดไหนที่ยังงง ข้อสามคือจะเอาอะไรไปใช้ในสัปดาห์หน้า คำตอบสี่บรรทัดมีค่ากว่าคะแนนความพึงพอใจห้าดาว เพราะเห็นว่างานเกิดหรือไม่

อาทิตย์ถัดไปให้หัวหน้าทีมถามซ้ำข้อที่สามในการคุยตัวต่อตัว ถ้าไม่มีใครเอาไปใช้ ปัญหาอาจอยู่ที่โจทย์ของใบงาน ไม่ได้อยู่ที่คนปิดกล้อง ปรับใบงานรอบหน้าก่อนเพิ่มชั่วโมงบรรยาย และเก็บคำตอบสามข้อนี้ไว้เทียบกับรอบถัดไป จะได้รู้ว่าแก้ถูกจุดหรือแค่ทำให้วันนั้นดูสนุกขึ้น

ก่อนกดส่งคำเชิญครั้งหน้า

เขียนโจทย์ของกลุ่มย่อยให้เสร็จก่อนทำสไลด์เพิ่ม ถ้ายังไม่มีของที่ผู้เข้าต้องส่งกลับมา แสดงว่าชั่วโมงนั้นยังเป็นการบรรยาย ตัดให้สั้นลง หรือเติมใบงานหนึ่งใบ

จัดโต๊ะกลุ่มบน Zyra ได้สำหรับทีมไม่เกิน 25 คน

เริ่มใช้ Zyra ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน

คำถามที่พบบ่อย

จัดอบรมออนไลน์ให้คนมีส่วนร่วมต้องทำอะไรเป็นอย่างแรก

ให้มีงานที่ผู้เข้าส่งได้ระหว่างชั่วโมง ไม่ใช่ตอนท้ายสิบนาที และให้กลุ่มย่อยรู้ว่าต้องส่งอะไร ใครจด การเปิดกล้องอย่างเดียวไม่ทำให้เกิดการมีส่วนร่วม

เวิร์กช็อปออนไลน์ควรนานเท่าไหร่

ก้อนละไม่เกินเก้าสิบนาที รวมงานลงมือ แล้วค่อยพัก การต่อสามชั่วโมงโดยไม่มีพักทำให้ทั้งความจำและความเต็มใจตอบลดลง

ห้องย่อยในเครื่องมือประชุมกับโต๊ะในออฟฟิศออนไลน์ต่างกันอย่างไร

ห้องย่อยแบบนัดมักต้องส่งลิงก์หรือกดแยกห้อง แล้วรวมกลับที่จุดเดียว โต๊ะในพื้นที่ที่เดินได้ทำให้ผู้สอนแวะไปดูระหว่างทำ และหลายวงคุยพร้อมกันได้โดยไม่ผลัดไมค์ทั้งห้อง

ต้องเก่งเทคโนโลยีแค่ไหนถึงจะจัดได้

ผู้เข้าควรเข้าได้จากเบราว์เซอร์โดยไม่ต้องติดตั้ง และผู้จัดควรซ้อมทางเข้ากลุ่มหนึ่งรอบก่อนวันจริง ความงงทางเทคนิคสิบนาทีแรกกินความจำของเนื้อหาไปทั้งก้อน

การบรรยายออนไลน์ยังมีที่อยู่ไหม

มี สำหรับเนื้อที่ทุกคนต้องได้ยินเหมือนกัน แล้วตามด้วยงานทันที อย่าให้ทั้งวันเป็นการฟังอย่างเดียวแล้วหวังว่าจะจำได้เท่ากับการได้ทำ