ทำงานที่บ้านให้มีประสิทธิภาพ: จัดเวลาโฟกัส เลิกงานให้ตรงเวลา

อยู่บ้านทั้งวัน แต่เลิกงานไม่เป็น

สถานการณ์สมมติ: "ต้น" ทำงานฝ่ายการเงินของบริษัทค้าส่ง ทีมส่วนใหญ่ทำงานจากบ้านสามวันต่อสัปดาห์ เขาตั้งใจว่าจะปิดงบภายในสี่โมงเย็น แต่เก้าโมงมีข้อความถามเรื่องใบกำกับ สิบโมงมีนัดอัปเดต สิบเอ็ดโมงมีคนส่งไฟล์มาให้ตรวจ "แป๊บเดียว" ช่วงที่โต๊ะเงียบพอจะคิดยาว ๆ ไม่เคยยาวเกินยี่สิบนาที

พอถึงหกโมง งานชิ้นที่ต้องใช้สมาธิจริงยังไม่เริ่ม เขาเปิดต่อจนสองทุ่ม เพราะรู้สึกว่ากลางวันไม่ได้ทำงาน ทั้งที่จริง ๆ เขาตอบคนทั้งวัน ภรรยาถามว่าวันนี้เลิกหรือยัง เขาตอบว่า "อีกนิด" ทั้งที่ไม่มีนิดนั้นอยู่บนปฏิทิน

นี่ไม่ใช่ปัญหาวินัยส่วนตัวของต้นอย่างเดียว เป็นปัญหาของการทำงานที่บ้านที่ไม่มีขอบของออฟฟิศ ไม่มีประตูให้เดินออก และไม่มีสัญญาณให้ทีมรู้ว่าตอนนี้เขากำลังโฟกัส

ตัวเลขที่อธิบายวันแบบนี้

Slack เผยแพร่ Workforce Index เมื่อ 5 ธันวาคม 2023 จากแบบสำรวจคนทำงานออฟฟิศ 10,333 คนในสหรัฐฯ ออสเตรเลีย ฝรั่งเศส เยอรมนี ญี่ปุ่น และสหราชอาณาจักร ระหว่าง 24 สิงหาคมถึง 15 กันยายน 2023 ไม่ใช่ตัวอย่างจากประเทศไทย แต่รูปแบบที่เขาพบตรงกับวันที่ต้นเจอ

คนที่เลิกงานตามเวลาได้คะแนนผลิตภาพสูงกว่าคนที่รู้สึกว่าต้องทำงานต่อหลังเวลา 20% เวลาโฟกัสที่คนส่วนใหญ่บอกว่าเหมาะอยู่ที่ราว 4 ชั่วโมงต่อวัน และการประชุมเกิน 2 ชั่วโมงต่อวันคือจุดที่คนส่วนใหญ่เริ่มรู้สึกว่าประชุมล้น ครึ่งหนึ่งบอกว่าแทบไม่เคยหรือไม่เคยพักระหว่างวันเลย

รายงาน Work Trend Index ปี 2023 ของ Microsoft ซึ่งสำรวจ 31,000 คนใน 31 ประเทศ รวมไทย พบว่า 68% บอกว่าไม่มีเวลาโฟกัสต่อเนื่องพอในวันทำงาน และเกือบ 2 ใน 3 (64%) บอกว่าเวลาและพลังงานไม่พอจะทำงานของตัวเอง

ส่วน State of Remote Work 2023 ของ Buffer ซึ่งสำรวจคนทำงานทางไกล 3,000 คนทั่วโลก ร่วมกับ Nomad List และ Remote OK พบว่า 22% ระบุว่า "ตัดตัวเองออกจากงานไม่ได้" เป็นความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดของการทำงานทางไกล

สามรายงานนี้คนละชุดตัวอย่าง แต่มันชี้เรื่องเดียวกัน คือผลิตภาพของการทำงานที่บ้านไม่ได้มาจากการนั่งนานขึ้น มันมาจากช่วงที่ไม่ได้ถูกรบกวน และจากจุดที่วันทำงานจบจริง

จัดวันทำงานที่บ้านให้มีช่วงโฟกัส

เริ่มจากสี่ชั่วโมง ไม่ใช่สิบสองชั่วโมง

สี่ชั่วโมงที่ Slack พบว่าคนมองว่าเหมาะ ไม่ได้แปลว่าทำงานแค่นั้นแล้วที่เหลือว่าง มันแปลว่าในหนึ่งวันมีช่วงคิดลึกได้ประมาณนั้น ที่เหลือเป็นการประชุม ข้อความ และการประสานงาน ถ้าทั้งวันถูกหั่นเป็นชิ้นยี่สิบนาที สี่ชั่วโมงนั้นไม่เคยเกิดขึ้น

กันช่วงโฟกัสไว้บนปฏิทินก่อนคนอื่นจะจอง เช่น เก้าโมงถึงเที่ยงของวันที่ไม่มีนัดลูกค้า ระหว่างนั้นปิดการแจ้งเตือนที่ไม่ได้ฉุกเฉิน และบอกทีมล่วงหน้าว่าจะกลับมาตอบหลังเที่ยง

จำกัดประชุมให้อยู่ใต้สองชั่วโมง

เมื่อประชุมในวันนั้นเกินสองชั่วโมง คนส่วนใหญ่ในชุดข้อมูลของ Slack เริ่มรู้สึกว่าล้น ดูปฏิทินของพรุ่งนี้ ถ้านัดรวมกันเกินกรอบนี้ ให้ย้ายอัปเดตที่เขียนได้ไปเป็นข้อความ วิธีตัดนัดแบบนี้มีรายละเอียดใน ประชุมออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพ หลักที่ใช้วันนี้คือถามว่านัดนี้ตัดสินใจอะไร

พักจริง ไม่ใช่เปลี่ยนไปตอบแชท

ครึ่งหนึ่งของคนใน Workforce Index แทบไม่พัก การพักที่ได้ผลคือลุกจากหน้าจอ ไม่ใช่เปิดแชทอีกแอปหนึ่ง แม้สิบนาทีก็ช่วย ถ้ารู้สึกผิดที่ลุก ให้จำว่าคะแนนผลิตภาพในรายงานเดียวกันสูงกว่าในกลุ่มที่เลิกตรงเวลา ไม่ใช่กลุ่มที่นั่งต่อโดยไม่พัก

ช่วงบ่ายสามถึงหกโมงเย็นเป็นช่วงที่ 71% ของคนทำงานออฟฟิศในชุดเดียวกันบอกว่าทำงานได้แย่ที่สุด อย่าฝืนงานที่ใช้สมาธิหนักไว้ช่วงนั้น เก็บงานเบาหรือการปิดวันไว้แทน

ทำพิธีปิดงานให้เห็น

22% ในรายงาน Buffer ไม่ได้แปลว่าคนเหล่านั้นขี้เกียจเลิกงาน มันแปลว่าขอบของงานหาย เมื่อบ้านกับออฟฟิศเป็นโต๊ะเดียวกัน สมองไม่รู้ว่าวันนี้จบแล้ว

พิธีที่ใช้ได้จริงมีไม่กี่อย่าง เขียนสามบรรทัดว่าพรุ่งนี้จะเริ่มที่ชิ้นไหน ปิดแท็บงาน และส่งข้อความในช่องของทีมว่าวันนี้ปิดแล้ว ไม่ต้องยาว แค่ให้ตัวเองและคนอื่นเห็นเส้น

สิทธิในการไม่ถูกรบกวนหลังเลิกงานในกฎหมายไทยเกี่ยวข้องกับข้อตกลงทำงานนอกสถานที่ อธิบายไว้ใน กฎหมาย work from home มาตรา 23/1 บทความนั้นไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย แต่ช่วยให้ทีมรู้ว่าเรื่องนี้มีตัวบท ไม่ใช่แค่ความเกรงใจ

แยกที่นั่ง แม้บ้านจะเล็ก

ไม่จำเป็นต้องมีห้องทำงานปิด ประโยชน์มาจากการที่สมองจำคู่กันได้ว่ามุมนี้คืองาน มุมนั้นคือบ้าน ถ้าใช้โต๊ะกินข้าวทั้งวัน ให้เก็บแล็ปท็อปเข้ากระเป๋าเมื่อปิดงาน มุมที่เคยเป็นออฟฟิศจะได้กลับไปเป็นบ้าน

บอกทีมว่ากำลังโฟกัส โดยไม่ต้องหายไปทั้งวัน

ปัญหาของต้นไม่ได้อยู่ที่เขาไม่อยากตอบ เพื่อนร่วมทีมไม่รู้ว่าเขากำลังคิดอยู่หรือแค่ว่าง จึงทักทุกเรื่องราวกับเรื่องด่วน

ในออฟฟิศจริง คนเดินผ่านแล้วเห็นหูฟังหรือกระดาษโน้ตที่ประตู ในการทำงานที่บ้าน สัญญาณนั้นต้องถูกสร้างขึ้น Zyra World ให้ใส่สถานะบนอวาตาร์ได้ว่ากำลังโฟกัส และมี private zone เป็นโซนเงียบสำหรับลงมือทำ คนในทีมยังเห็นว่าเขาอยู่ แต่รู้ว่าไม่ควรเดินมาทักเรื่องเล็ก

เมื่อถึงเวลาเลิก เขาออกจากออฟฟิศบนหน้าจอได้ชัดเจน ไม่ใช่แค่ปิดฝาแล็ปท็อปแล้วยังค้างอยู่ในกลุ่มแชท ทั้งหมดใช้บนเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม

อ่านภาพรวมของพื้นที่แบบนี้ได้ที่ ออฟฟิศออนไลน์ และวิธีจัดเครื่องมือทั้งชุดของทีมเล็กได้ที่ โปรแกรมทำงานทางไกลสำหรับ SME ถ้าความเหงาเป็นอีกด้านของวันที่บ้านคนเดียว ดู ทำงานที่บ้านแล้วเหงา

ใช้คู่กับ Google Meet อย่างไร

Google Meet ยังเป็นที่ที่เหมาะสำหรับการนัดที่มีวาระ ทั้งประชุมทีมสั้น ๆ และการคุยกับคนนอก ปัญหาของต้นไม่ใช่ Meet ไม่ดี ปัญหาคือทุกอย่างถูกดึงเข้าไปในนัด หรือไม่ก็ดึงเข้าไปในการแจ้งเตือนที่ไม่มีสถานะ

Zyra คือออฟฟิศที่เปิดไว้ระหว่างนัดเหล่านั้น สถานะโฟกัสอยู่ที่นั่น นัดที่มีเวลาเริ่มและเวลาจบยังอยู่ที่ Meet ทีมใช้ทั้งสองอย่างได้โดยไม่ต้องเลือกทิ้ง

ลองกับวันพรุ่งนี้ ไม่ต้องรอระบบใหม่

เลือกวันทำงานที่บ้านวันหนึ่งในสัปดาห์นี้ กันช่วงโฟกัสไว้สองชั่วโมง จำกัดนัดของวันนั้นไม่ให้เกินสองชั่วโมง และกำหนดเวลาที่ปิดเครื่องจริง บอกทีมสามอย่างนี้ตั้งแต่เช้า

ถ้าต้องการที่ที่สถานะโฟกัสและการออกจากออฟฟิศเห็นร่วมกัน เปิด workspace ใน Zyra ได้บนเบราว์เซอร์สำหรับทีมไม่เกิน 25 คน

เริ่มใช้ Zyra ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน

คำถามที่พบบ่อย

ทำงานที่บ้านให้มีประสิทธิภาพต้องนั่งกี่ชั่วโมง

ไม่มีจำนวนมาตรฐานที่ใช้กับทุกคน ข้อมูล Workforce Index ของ Slack ปี 2023 ชี้ว่าเวลาโฟกัสที่คนส่วนใหญ่มองว่าเหมาะอยู่ราวสี่ชั่วโมงต่อวัน และการเลิกตรงเวลาสัมพันธ์กับคะแนนผลิตภาพที่สูงกว่า ไม่ใช่การนั่งยาวขึ้น

ข้อความเด้งตลอด ควรปิดการแจ้งเตือนทั้งวันไหม

ไม่จำเป็นต้องหายทั้งวัน กำหนดช่วงที่ปิด และช่วงที่กลับมาตอบ เรื่องด่วนควรมีช่องทางเดียวที่ตกลงกันไว้ ที่เหลือรอได้จนจบช่วงโฟกัส

เลิกงานไม่เป็น เพราะงานไม่จบ จริง ๆ ควรทำอย่างไร

แยกงานที่ไม่จบออกจากวันทำงานที่ไม่จบ เขียนว่าพรุ่งนี้เริ่มตรงไหน แล้วปิดเครื่อง งานค้างยังอยู่ แต่สมองได้เส้นจบของวันนี้

การออกจากออฟฟิศออนไลน์ต่างจากการปิดแชทอย่างไร

การปิดแชทเป็นเรื่องส่วนตัว คนอื่นไม่เห็น การออกจากพื้นที่ทำงานร่วมทำให้ทีมเห็นว่าวันนี้คุณปิดงานแล้ว และลดแรงกดดันว่าต้องตอบทุกข้อความทันที

Google Meet ช่วยเรื่องโฟกัสได้ไหม

Meet ช่วยให้การนัดจบเป็นก้อน แต่ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อกันช่วงคิดระหว่างวัน ใช้ Meet กับการประชุมที่มีวาระ และใช้สถานะในออฟฟิศออนไลน์กันเวลาโฟกัส