ออฟฟิศออนไลน์ (Online Office) คืออะไร และต่างจาก Google Meet อย่างไร

10 โมงเช้าของทีมที่ทำงานคนละที่

ลองนึกภาพทีมการตลาด 12 คนของบริษัทหนึ่งในกรุงเทพฯ ครึ่งทีมทำงานจากบ้าน อีกครึ่งเข้าออฟฟิศสัปดาห์ละสองวัน เช้านี้ "มิ้นท์" ต้องการคำตอบสั้นๆ จากฝ่ายกราฟิกว่าจะใช้ภาพเวอร์ชันไหน เธอส่งข้อความในกลุ่ม LINE แล้วรอ ผ่านไปครึ่งชั่วโมงข้อความยังไม่มีคนอ่าน เพราะจมอยู่ใต้สติกเกอร์และเรื่องอื่นอีกหลายสิบข้อความ เธอจึงสร้างนัด Google Meet 15 นาทีเพื่อถามคำถามที่ใช้เวลาตอบแค่ 30 วินาที

ฝั่งหัวหน้าทีมก็มีความกังวลของตัวเอง เขาไม่รู้ว่าใครกำลังติดปัญหา ใครว่างพอจะรับงานด่วน และงานชิ้นไหนกำลังรอใครอยู่ จะทักถามบ่อยก็กลัวทีมรู้สึกว่าถูกจับตา ส่วนน้องใหม่ที่เพิ่งเข้าทีมเดือนนี้ไม่กล้าทักใคร เพราะไม่รู้ว่าอีกฝั่งยุ่งอยู่หรือเปล่า

นี่ไม่ใช่ปัญหาของคนที่ขี้เกียจ หรือเครื่องมือที่ไม่ดี แต่เป็นช่องว่างที่เกิดขึ้นเมื่อทีมไม่ได้อยู่ "ที่เดียวกัน" อีกต่อไป

ปัญหานี้เกิดกับทีมทั่วโลก

งานวิจัยหลายชิ้นสะท้อนภาพเดียวกัน รายงาน State of Remote Work 2023 ของ Buffer ซึ่งสำรวจคนทำงานทางไกล 3,000 คนทั่วโลก พบว่า 23% เลือก "ความเหงา" เป็นหนึ่งในความยากของการทำงานทางไกล ส่วนรายงาน Work Trend Index ของ Microsoft (กันยายน 2022) ซึ่งสำรวจคนทำงานกว่า 20,000 คนใน 11 ประเทศ พบว่า 85% ของผู้นำองค์กรบอกว่าการเปลี่ยนมาทำงานแบบ hybrid ทำให้มั่นใจได้ยากขึ้นว่าพนักงานทำงานได้เต็มที่ และผู้จัดการทีม hybrid 54% รู้สึกว่ามองเห็นงานของลูกทีมได้น้อยลง (เทียบกับ 38% ของผู้จัดการที่ทำงานในออฟฟิศ)

ตัวเลขเหล่านี้เป็นผลสำรวจระดับโลก ไม่ใช่ข้อมูลเฉพาะประเทศไทย แต่สถานการณ์ที่พบได้บ่อยในทีมที่ทำงานทางไกลหรือ hybrid ก็คล้ายกัน คือไม่รู้ใครว่าง ต้องนัดประชุมทุกเรื่องเล็ก ข้อความในแชทตกหล่น รู้สึกห่างกัน และหัวหน้าติดตามงานได้ยาก

ออฟฟิศออนไลน์คืออะไร

ออฟฟิศออนไลน์ (Online Office) คือพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่ทีมเปิดไว้ระหว่างวันทำงาน แต่ละคนมีอวาตาร์อยู่ในแผนที่เดียวกัน มีห้องประชุม มุมของแต่ละทีม และโซนส่วนตัว เมื่ออยากคุยกับใครก็เดินอวาตาร์ไปหา แล้วเสียงกับวิดีโอจะเชื่อมต่อกันเองเหมือนหันไปคุยกับเพื่อนโต๊ะข้างๆ

ในภาษาไทย คำนี้มักใช้สลับกับ "ออฟฟิศเสมือน" หรือ "virtual office" แต่คำว่า virtual office ในไทยยังใช้กับบริการที่อยู่จดทะเบียนบริษัทด้วย เราอธิบายความต่างไว้ใน ออฟฟิศเสมือนสำหรับทีมคืออะไร

ทำไมต้อง Zyra และต่างจาก Google Meet อย่างไร

คำถามแรกที่หลายทีมถามคือ "เรามี Google Meet อยู่แล้ว ทำไมต้องมีออฟฟิศออนไลน์อีก" คำตอบสั้นๆ คือ ทั้งสองอย่างทำหน้าที่ต่างกัน และใช้ร่วมกันได้ดี

Google Meet: เครื่องมือประชุมที่ยอดเยี่ยมสำหรับการนัดหมาย

Google Meet เป็นบริการประชุมวิดีโอของ Google ผู้เข้าร่วมเข้าประชุมได้ด้วยลิงก์หรือรหัสประชุม ใช้ผ่านเบราว์เซอร์ได้โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม และตั้งนัดพร้อมวาระ ไฟล์แนบ และการตอบรับได้ในที่เดียว ในบางแพ็กเกจยังมีการบันทึกการประชุม การถอดความ และผู้ช่วย AI จดโน้ตด้วย Google Meet จึงเหมาะมากกับการประชุมที่นัดไว้ล่วงหน้า โดยเฉพาะการประชุมกับลูกค้าและคนนอกองค์กร

Zyra: ออฟฟิศที่เปิดไว้ทั้งวัน

Zyra World ออกแบบมาเพื่อช่วงเวลาที่อยู่ "ระหว่าง" การประชุม

• เห็นว่าใครอยู่ตรงไหน สมาชิกใน workspace เห็นอวาตาร์และสถานะออนไลน์ของกันและกัน รู้ว่าใครอยู่ห้องประชุม ใครนั่งโซนโฟกัส
• เดินไปคุยได้ทันที ระบบเสียงตามระยะใกล้เชื่อมเสียงและวิดีโออัตโนมัติเมื่อคุณเดินอวาตาร์เข้าใกล้เพื่อนร่วมทีม ไม่ต้องส่งลิงก์ ไม่ต้องนัดเวลา
• แชร์หน้าจอในห้อง เข้าห้องแล้วนำเสนอได้เลย ไม่ต้องจัดการลิงก์ประชุม
• แชททีมในตัว ข้อความส่วนตัว แชนเนล แชทกลุ่ม การตอบในเธรด และการแชร์ไฟล์ เรื่องงานจึงไม่ต้องปนกับแชทส่วนตัว
• รู้สึกเป็นทีมเดียวกันทั้งวัน ห้องหลากหลาย โซนส่วนตัว อวาตาร์ที่ปรับแต่งเองได้ และพื้นที่ที่ทีมตกแต่งเอง ทำให้ออฟฟิศเป็นของทีมจริงๆ

หลายทีมจึงใช้ Google Meet สำหรับนัดสำคัญและการประชุมกับคนนอก แล้วใช้ Zyra เป็น "ที่ทำงาน" ของทีมเอง

กลับไปที่ทีมของมิ้นท์

ถ้าทีมของมิ้นท์ใช้ออฟฟิศออนไลน์ เช้าวันเดียวกันจะเป็นแบบนี้ มิ้นท์เปิด Zyra แล้วเห็นว่าอวาตาร์ของนักออกแบบนั่งอยู่ที่มุมทีมกราฟิก เธอเดินไปหา เสียงเชื่อมต่อเอง ถามคำถาม 30 วินาที ได้คำตอบ แล้วกลับไปทำงานต่อ ไม่ต้องนัดประชุม ไม่ต้องรอข้อความ

หัวหน้าทีมเห็นว่าใครออนไลน์อยู่ ใครกำลังประชุม และแวะเข้าไปถามความคืบหน้าได้แบบเดียวกับเดินผ่านโต๊ะในออฟฟิศจริง ส่วนอัปเดตที่ต้องเก็บไว้อ้างอิงก็โพสต์ในแชนเนลและตอบต่อในเธรด ทุกคนเห็นตรงกัน น้องใหม่ก็รู้ว่าใครว่าง และเดินไปทักได้ง่ายขึ้น

6 ฟีเจอร์ที่ออฟฟิศออนไลน์ควรมี

1. ใช้ผ่านเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้ง ทุกคนเข้าได้ทันที (Zyra ใช้งานที่ app.zyra-world.com)
2. เสียงและวิดีโอตามระยะ เข้าใกล้แล้วเชื่อมต่อเอง
3. ห้องและโซนส่วนตัว สำหรับประชุมและเรื่องที่ต้องการความเป็นส่วนตัว
4. แชร์หน้าจอในห้อง โดยไม่ต้องสร้างลิงก์ใหม่
5. แชททีมที่เป็นระเบียบ มีแชนเนลและเธรด
6. จัดการสมาชิกง่าย เชิญด้วยลิงก์หรืออีเมล กำหนดบทบาทและสิทธิ์ และเพิกถอนสิทธิ์ได้ทันที

นอกจากฟีเจอร์ ให้ดูเรื่องภาษาที่ทีมใช้ได้คล่อง นโยบายความเป็นส่วนตัว และโมเดลราคาประกอบด้วย

จุดแข็งของ Zyra สำหรับทีมไทย

• อินเทอร์เฟซภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ทีมที่ใช้สองภาษาทำงานได้สะดวก
• พัฒนาโดยทีมในกรุงเทพฯ โดยบริษัท แมกซีมั่ม ซอฟท์ จำกัด
• ความเป็นส่วนตัวที่เขียนไว้ชัด นโยบายความเป็นส่วนตัวของ Zyra ระบุว่าเสียง วิดีโอ และการแชร์หน้าจอส่งแบบสดและไม่ถูกบันทึกหรือจัดเก็บ Zyra ไม่บันทึกการประชุม ไม่ขายข้อมูลส่วนบุคคล และไม่นำเสียง วิดีโอ ข้อความ หรือไฟล์ของผู้ใช้ไปฝึกโมเดล AI หรือใช้เพื่อการโฆษณา ข้อมูลหลักจัดเก็บที่ประเทศสิงคโปร์ (อ่านเพิ่มที่ ข้อกำหนดและนโยบาย)
• เริ่มใช้ฟรี เริ่มใช้ Zyra ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน อ่านเพิ่มใน ออฟฟิศเสมือนสำหรับทีมคืออะไร

แพ็กเกจของ Zyra โดยย่อ

• Free: สมาชิกสูงสุด 25 คน 1 พื้นที่ 3 ห้อง พื้นที่จัดเก็บ 2 GB ข้อความส่วนตัว และแชทตามระยะใกล้

ดูรายละเอียดทั้งหมดที่ ราคาและแพ็กเกจ และ ฟีเจอร์

เริ่มใช้ออฟฟิศออนไลน์ใน 5 ขั้นตอน

1. สมัครที่ app.zyra-world.com ด้วย Google, Apple หรืออีเมล
2. เลือกเทมเพลตออฟฟิศ แล้วตั้งชื่อห้องตามการใช้งาน เช่น ห้องประชุม มุมทีม และโซนโฟกัส
3. เชิญทีม ด้วยลิงก์หรืออีเมล
4. ตั้งกติกาง่ายๆ เช่น เปิดออฟฟิศช่วงเวลางาน ทำ standup ที่มุมเดียวกันทุกเช้า และใช้ Google Meet ต่อสำหรับนัดกับลูกค้า
5. ทบทวนหลังสองสัปดาห์ ถามทีมว่าห้องไหนใช้จริง แล้วปรับผัง

อ่านไอเดียเพิ่มเติมได้ใน สร้างวัฒนธรรมทีมทางไกล และ การรับพนักงานใหม่แบบทางไกล

คำถามที่พบบ่อย

Online Office กับ Virtual Office ต่างกันไหม

ในบริบทของการทำงานเป็นทีมใช้แทนกันได้ แต่ virtual office ในไทยยังหมายถึงบริการที่อยู่จดทะเบียนบริษัทด้วย ส่วนออฟฟิศออนไลน์หมายถึงที่ทำงานดิจิทัลของทีมโดยตรง

มี Google Meet อยู่แล้ว ยังต้องใช้ออฟฟิศออนไลน์ไหม

ขึ้นกับรูปแบบการทำงาน ถ้าทีมทำงานทางไกลหรือ hybrid และอยากคุยกันระหว่างวันได้ง่ายขึ้น ออฟฟิศออนไลน์ช่วยตรงนั้น โดยทีมยังใช้ Google Meet สำหรับการประชุมที่นัดไว้ได้ตามเดิม

ต้องเปิดกล้องตลอดเวลาไหม

ไม่จำเป็น ทีมตกลงกติกาเองได้ เช่น เปิดไมค์และกล้องเฉพาะตอนคุย จุดสำคัญคือทุกคนอยู่ในออฟฟิศเดียวกัน ไม่ใช่การถูกจับตาดู

Zyra บันทึกการประชุมไหม

ไม่ นโยบายความเป็นส่วนตัวของ Zyra ระบุว่าเสียง วิดีโอ และการแชร์หน้าจอส่งแบบสดและไม่ถูกบันทึกหรือจัดเก็บ

เริ่มใช้ฟรีได้ไหม

ได้ เริ่มใช้ Zyra ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน

ให้ทีมได้กลับมาอยู่ด้วยกัน

ทีมของคุณมีเครื่องมือประชุมดีๆ อยู่แล้ว สิ่งที่อาจยังขาดคือ "ที่" ให้ทุกคนได้อยู่ด้วยกันระหว่างวัน เริ่มใช้ Zyra ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน

เริ่มใช้ Zyra ฟรี