กิจกรรม Team Building ออนไลน์ที่ทีมอยากเข้าจริง: 12 ไอเดียไม่น่าเบื่อ

ปิดกล้อง นั่งเงียบ แล้วก็ไม่ได้สนิทกันเพิ่ม

สถานการณ์สมมติ: ฝ่ายบุคคลของบริษัทโลจิสติกส์จัดกิจกรรมออนไลน์ไตรมาสละครั้ง รูปแบบเดิมคือเปิดวิดีโอคอลหนึ่งชั่วโมง เกมตอบคำถามที่พิธีกรอ่านทีละข้อ และช่วงแนะนำตัวที่คนส่วนใหญ่บอกชื่อกับอาหารที่ชอบ กล้องปิดเกือบทั้งห้อง เพราะไม่มีใครอยากเป็นคนเดียวที่เปิด

จบแล้วทุกคนได้สติกเกอร์ในแชท แต่จันทร์ถัดไปเวลาจะถามเรื่องงานข้ามฝ่าย ยังไม่มีใครกล้าทักคนที่เพิ่ง "ร่วมกิจกรรม" ด้วยกัน กิจกรรมไม่ได้แย่เพราะคนไม่รักบริษัท มันแย่เพราะห้องเดียวที่ต้องผลัดกันพูด ไม่ได้สร้างบทสนทนาสองคน

Team building ที่ทีมอยากเข้า คือกิจกรรมที่จบแล้วมีชื่อคนเพิ่มขึ้นในหัว ไม่ใช่มีรูปหน้าจอเต็มไปด้วยตัวอักษรย่อ

ทำไมความสัมพันธ์ถึงไม่เกิดเอง

GitLab เขียนในคู่มือการสื่อสารไม่เป็นทางการว่าคนที่เข้ามาใหม่ต้องนัด coffee chat อย่างน้อยห้าครั้งระหว่าง onboarding และบริษัทยังมีวิธีกระตุ้นความสัมพันธ์อีกกว่า 15 แบบที่จัดอย่างตั้งใจ เหตุผลของเขาคือการเจอกันในทางเดินของออฟฟิศจริงไม่ใช่สิ่งที่ทีมทางไกลจะรอให้เกิดเอง

Slack Workforce Index ซึ่งเผยแพร่ 5 ธันวาคม 2023 จากคนทำงานออฟฟิศ 10,333 คนในหกประเทศ พบว่า 1 ใน 5 (20%) บอกว่าไม่มีเวลาได้เชื่อมกับเพื่อนร่วมงาน ปัญหานี้ชัดในพนักงานระดับต้น กิจกรรมที่ถูกยัดไว้ท้ายวันที่ประชุมเต็มจึงถูกมองเป็นภาระ ไม่ใช่ของขวัญ

State of Remote Work 2023 ของ Buffer สำรวจคนทำงานทางไกล 3,000 คน พบว่า 23% เลือกความเหงาเป็นหนึ่งในความยาก กิจกรรมที่ออกแบบให้คนได้คุยจริงจึงไม่ใช่ของตกแต่ง มันเป็นส่วนของงาน รายละเอียดด้านความรู้สึกอยู่ที่ ทำงานที่บ้านแล้วเหงา และจุดที่คนใหม่ยังไม่มีใครให้ทักอยู่ที่ onboarding พนักงานใหม่ออนไลน์

12 ไอเดียที่คนยอมเปิดปาก

เลือกสองถึงสามอย่างต่อไตรมาส อย่าจัดทั้งสิบสองในเดือนเดียว

1. Coffee chat จับคู่ ยี่สิบนาที สุ่มคู่ที่ไม่เคยทำงานด้วยกัน หัวข้อเดียวเช่น ทำงานจากมุมไหนของบ้าน ไม่ต้องมีสไลด์
2. โชว์ของบนโต๊ะ แต่ละคนถือของหนึ่งชิ้นที่อธิบายงานหรือนิสัยได้ในหนึ่งนาที สั้นกว่าแนะนำตัวแบบประวัติ
3. เดินคุยแทนนั่งคุย นัดคู่โทรเสียงอย่างเดียวแล้วยกให้ลุกเดิน คนที่ไม่ถนัดเปิดกล้องได้พักจากการจ้องกรอบหน้า
4. มื้อกลางวันห้องละสี่คน เปิดพร้อมกันยี่สิบนาที ไม่มีวาระ แบ่งหลายกลุ่มพร้อมกัน จะได้ไม่ต้องผลัดพูดในห้องห้าสิบคน
5. สอนสกิลสิบนาที คนในทีมสอนเรื่องที่ถนัด เช่น ตั้งสูตรในสเปรดชีต หรือจัดเฟรมภาพ ไม่ต้องเชิญวิทยากรนอก
6. คลินิกงานค้าง เอางานที่ติดคนละชิ้นมาให้คนนอกทีมตัวเองช่วยดูสิบห้านาที ได้ทั้งความสัมพันธ์และงาน
7. แผนที่บ้านเกิด แต่ละคนปักจังหวัดหรือประเทศที่ใช้โต แล้วเล่าหนึ่งอย่างที่คนอื่นไม่รู้ ใช้ได้ดีกับทีมคนละภาค
8. ห้องต้อนรับคนใหม่ คนที่เข้าเดือนนี้พาทีมเดินดูว่าเขานั่งตรงไหน และเขาอยากให้ทักเรื่องอะไรได้ เชื่อมกับ onboarding โดยตรง
9. เกมสั้นในกลุ่มย่อย ห้าถึงแปดคนต่อวง เลือกเกมที่จบในสิบห้านาที วงเล็กทำให้คนเงียบได้พูด
10. จดหมายถึงเพื่อนร่วมทีม เขียนชื่นชมเป็นข้อความถึงคนที่ช่วยงานในเดือนนี้ อ่านเอง ไม่ต้องให้ยืนพูดหน้าห้อง
11. ชั่วโมงทำงานคู่ นั่งทำคนละงานแต่เปิดเสียงไว้เงียบ ๆ สี่สิบนาที แล้วคุยห้านาทีท้าย ได้ความรู้สึกว่ามีคนอยู่ โดยไม่ต้องเล่นเกม
12. รื้อกิจกรรมที่ไม่มีคนอยากมา ถามตรง ๆ ว่าครั้งล่าสุดอะไรที่ควรเลิก ความซื่อสัตย์ข้อนี้สำคัญกว่าไอเดียใหม่

ให้คนจับกลุ่มได้หลายวง พร้อมกัน

กิจกรรมที่ล้มในวิดีโอคอลห้องเดียว เพราะลำโพงมีได้ทีละคน งานเลี้ยงจริงคนยืนคุยกันหลายวง พร้อมกันได้

Zyra World จัดพื้นที่ด้วยเทมเพลตและเฟอร์นิเจอร์ได้ ให้แต่ละวงอยู่คนละมุม แล้วคุยตามระยะด้วย proximity voice เดินออกจากวงหนึ่งไปอีกวงได้โดยไม่ต้องให้พิธีกรย้ายห้อง การแชร์จอใช้เมื่อวงนั้นต้องชี้ของชิ้นเดียวกัน รายละเอียดพื้นที่อยู่ที่ หน้าฟีเจอร์ และแนวคิดของออฟฟิศที่เปิดไว้ทั้งวันอยู่ที่ ออฟฟิศออนไลน์

ไม่ต้องบังคับให้ทุกคนเปิดกล้องตลอด เสียงตามระยะพอสำหรับ coffee chat และมื้อกลางวัน

ประกาศทั้งบริษัทยังใช้ Google Meet ได้

ถ้าต้องบอกข่าวเดียวกันให้ทุกคนได้ยินพร้อมกัน Google Meet ยังเป็นทางที่ชัด มีเวลาเริ่มและเวลาจบ ส่งลิงก์ให้คนที่ไม่ได้เข้า workspace ประจำวันได้

พอประกาศจบ ค่อยให้คนที่ย้ายมาอยู่ในพื้นที่ของทีมเพื่อคุยเป็นวงได้ Zyra ไม่ได้มาแทนนัดประกาศ มันมาแทนช่วงที่ยืนคุยต่อหลังไมค์ปิด ซึ่งในวิดีโอคอลห้องเดียวมักไม่มีทางเกิด เพราะทุกคนวางสายพร้อมกัน

วิธีรันหนึ่งกิจกรรมให้จบโดยคนไม่ล้า

เลือก coffee chat จับคู่เป็นตัวอย่าง เพราะใช้คนน้อยและวัดผลได้ วันจันทร์ประกาศว่าสัปดาห์นี้ทุกคนมีคู่หนึ่งคู่ คู่ละยี่สิบนาที หัวข้อคือ "งานชิ้นล่าสุดที่ภูมิใจ และงานชิ้นที่ยังคาใจ" ไม่ต้องเปิดสไลด์ ไม่ต้องอัดไว้ ใส่ช่วงเวลาให้เลือกได้สามช่วง เพื่อไม่ให้คนที่รับลูกช่วงเย็นไม่มีทางเข้า

ระหว่างคุย ให้อยู่ในวงเล็กของตัวเอง ถ้าใช้พื้นที่ที่เดินได้ ให้แต่ละคู่อยู่มุมที่ไม่ได้ยินอีกคู่ ดังงานเลี้ยง ไม่ใช่ห้องที่ไมค์กลางมีอันเดียว หมดเวลาแล้วไม่ต้องรายงานหน้าห้อง แค่ให้แต่ละคนเขียนชื่อคู่ของตัวเองไว้ในรายการส่วนตัวของหัวหน้าหรือบัดดี้ เพื่ออาทิตย์หน้าจะได้ไม่จับคู่เดิมซ้ำ และเพื่อดูว่ามีใครไม่มีคู่

อาทิตย์ถัดไปถามคำถามเดียวในนัดทีม คือมีใครได้ทักคนที่เพิ่งได้คุยด้วย เรื่องงานจริงหรือยัง ไม่ต้องให้เล่าทั้งยี่สิบนาที ถ้าไม่มีใครทักต่อ แปลว่ากิจกรรมจบที่กิจกรรม ครั้งหน้าให้โจทย์ที่มีงานชิ้นเล็กปน เช่น ช่วยดูงานค้างของอีกฝั่งสิบนาที แล้วค่อยคุยเรื่องที่ไม่ใช่งาน

หลีกเลี่ยงสามอย่างที่ทำให้คนปิดกล้องตั้งแต่ต้น คือการบังคับให้พูดตามลำดับรายชื่อทั้งห้อง การให้โชว์บ้านทั้งหลัง และการประกาศว่าใครไม่เข้าจะถือว่าไม่ร่วมวัฒนธรรม คนที่เน็ตไม่นิ่งหรืออยู่กับเด็กเล็กจะหายไปจากทีมเร็วกว่าที่กิจกรรมจะสร้างความสัมพันธ์ได้

จัดครั้งถัดไปให้เล็กกว่าครั้งที่แล้ว

ถ้ากิจกรรมครั้งล่าสุดเป็นห้องใหญ่ที่เงียบ ให้ครั้งนี้เป็นคู่หรือกลุ่มสี่คน วัดผลด้วยคำถามเดียวอาทิตย์ถัดไป คือมีใครทักคนที่ไม่ได้ทักมาก่อนหรือไม่ ถ้าไม่มี รูปแบบยังไม่ทำงาน แม้คนจะกดเข้าร่วมครบ

เปิดพื้นที่สำหรับวงย่อยได้บนเบราว์เซอร์ด้วย Zyra ทีมไม่เกิน 25 คนเริ่มใช้ได้ฟรี

เริ่มใช้ Zyra ฟรีสำหรับทีมไม่เกิน 25 คน

คำถามที่พบบ่อย

กิจกรรม team building ออนไลน์ต้องบ่อยแค่ไหน

คู่สนทนาสั้น ๆ รายสัปดาห์หรือรายสองสัปดาห์มักได้ผลกว่าปาร์ตี้ใหญ่รายไตรมาส ที่สำคัญคือคนมีเวลาจริง ข้อมูล Slack ปี 2023 พบว่า 20% บอกว่าไม่มีเวลาเชื่อมกับเพื่อนร่วมงาน ถ้ายัดกิจกรรมท้ายวันประชุม มันจะกลายเป็นนัดที่สิบเอ็ด

ต้องเปิดกล้องไหม

ไม่ต้องเป็นกติกาเหล็ก เกมบางอย่างใช้ภาพ แต่ coffee chat และเดินคุยใช้เสียงได้ คนที่บ้านไม่พร้อมเปิดกล้องไม่ควรรู้สึกว่าไม่ร่วมทีม

ทีมเล็กห้าคนยังต้องจัดไหม

ยังมีประโยชน์ แต่ไม่ต้องมีพิธีกร ตาราง coffee chat หมุนคู่ก็พอ เป้าหมายคือมีบทสนทนาที่ไม่ใช่สถานะงาน ไม่ใช่มีภาพกิจกรรม

จะเชิญคนที่ไม่ชอบเกมได้อย่างไร

เลือกกิจกรรมที่เป็นงานคู่หรือการสอนสกิล คนกลุ่มนี้มักมาเมื่อเห็นว่าไม่ต้องแสดง แล้วค่อยชวนเกมในกลุ่มที่ยอมเอง

ใช้ห้องวิดีโอคอลห้องเดียวได้ไหม

ได้สำหรับประกาศและการสอนทั้งกลุ่ม แต่การจับกลุ่มคุยพร้อมกันหลายวงจะอึดอัด เพราะต้องผลัดกันใช้ไมค์ พื้นที่ที่เดินไปหากันได้เหมาะกับครึ่งหลังของกิจกรรม